Misschien ken je het wel. Door de dag heen krijgt je organisatie verschillende mails van klanten. De ene vraag gaat over je product of dienst, de andere mail is een klacht en weer een andere mail gaat over een bestelling. Allemaal vragen die je goed wilt beantwoorden, maar die ook tijd van jou en je medewerkers vragen.
Wat doet het?
Zodra je een e-mail ontvangt wordt de workflow gestart en gaat de AI agent voor je aan het werk. Op basis van vooraf gedefinieerde instructies “leest” de e-mail classificatie agent de mail en geeft er een label aan zoals: kopiefactuur, productvraag, bestelling, klacht, overig, etc.
Afhankelijk van het label dat de e-mail krijgt, wordt de verdere flow bepaalt. Is het bijvoorbeeld een kopiefactuur, dan gaat een andere AI agent die verantwoordelijk is voor het afhandelen van de kopiefacturen aan de slag. Deze kijkt welke klant de vraag doet en om welke order, bestelling, etc. het gaat. Vervolgens wordt de e-mail klaargezet in een speciale map. Uiteraard zou dit ook als concept mail in een andere mailbox aangemaakt kunnen worden, via een taak in Exact Synergy of een ander systeem waarmee is te koppelen.
Nu hoeft iemand alleen nog maar periodiek te kijken of er e-mails klaar staan en of ze verzonden kunnen worden. Kan dat ook automatisch? Natuurlijk. Houdt dan alleen rekening met wetgeving, welk risico je kunt lopen en om welke informatie het gaat.
Tot slot
In deze post heb je kunnen lezen hoe AI je kan helpen met het beantwoorden van e-mail. Dit hoeft zich natuurlijk niet alleen e-mails van klanten te zijn. Wat dacht je van een AI agent ter ondersteuning van de HR afdeling?
Waar zou jij het automatisch van e-mail voor gebruiken? Laat het me weten in de comments.
